Comment rédiger une lettre de restitution des clés en entreprise ?

En entreprise, il existe de petites histoires qui peuvent facilement s’envenimer. La restitution des clés et du matériel est l’une d’entre elles. Lorsqu’un salarié doit quitter une entreprise, il est dans l’obligation de restituer le matériel et les clés. Cela se fait d’habitude à la demande de l’employeur par une lettre. Quelles sont les règles à respecter ? Que faire après avoir reçu la lettre ?

Règles à suivre pour rédiger une lettre de restitution efficace

L’objectif de la lettre de restitution est de préparer au mieux le retour des matériels et des clefs. Elle représente un document formel qui allie à la fois précision et fiabilité. Pour ce faire, il y a des points qu’il faut respecter afin de pallier toutes déconvenues dans le futur.

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  • Il faut être très précis. C’est-à-dire que vous devez décrire exactement le type de matériel que vous avez prêté ou qui a été restitué. Les détails concernant la marque de l’objet, son modèle, l’état dans lequel il est et aussi la couleur. Il faut mentionner également le numéro de série au cas où il y en a, le fonctionnement ainsi que les éventuels défauts. Ces informations sont très importantes pour effectuer la comparaison de l’état du matériel avant le prêt et après ce dernier. Qu’importe la durée du prêt, il est capital de référencer ces mentions.
  • Vous devez être très organisé. Le tout ne suffit pas à faire signer des lettres de restitution, il faut aussi bien les conserver. Vous devez vous assurez de les garder à un endroit qui va vous permettre de les retrouver facilement.
  • En tant qu’employeur, vous devez nécessairement conserver de manière précieuse le contact du salarié qui a reçu les clés. Comme ça en cas de besoin ou des circonstances de crise, vous pourrez facilement récupérer votre bien. Que ce soit la totalité ou non.

Que faire après avoir reçu les clés ?

Après avoir reçu les clés, l’employeur doit produire une attestation de restitution à son employé. Dans cette dernière, il reconnaît avoir reçu des mains de ce dernier ses clés ainsi que son matériel au cas où il y en a.. 

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